RPA as a Service ou RPA sur site ?

RPA as a Service ou RPA sur site ?

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La Robotic Process Automation (RPA) est une forme d’automatisation des processus administratifs basée sur des robots. Elle séduit de plus en plus d’organisations. Les entreprises qui souhaitent mettre en place cette technologie ont aujourd’hui le choix entre deux grands modes de déploiement :

  • RPA sur site (on premise),
  • RPA as-a-Service, ou RPAaaS.

Quels sont les avantages respectifs de chacun de ces modèles ? Dans quel cas opter pour l’un plutôt que pour l’autre ? Voici les principaux critères à considérer afin de choisir la bonne option.

De quoi s’agit-il ?

Dans le cas d’une RPA sur site, les robots sont installés sur un système d’information interne à l’entreprise. Il peut s’agir d’un cloud privé.

Avec la RPAaaS, les robots sont hébergés dans un cloud public, fourni par l’éditeur.

Comparatif des deux approches

RPA sur site

Avec une solution d'automatisation on premise, les données ne sortent pas du système d’information de l’entreprise. Cette dernière sait donc précisément où les données sont hébergées. C’est un atout pour les processus soumis à des obligations réglementaires, pour lesquels la localisation géographique des data centers a son importance. Une entreprise manipulant les données personnelles de citoyens européens doit par exemple veiller à ce que les données ne sortent pas de l’Union Européenne, sauf exception.

La RPA in house permet aussi à l’organisation de garder entièrement la main sur les règles métiers utilisées par les bots. L’entreprise peut souhaiter conserver cette connaissance en interne pour certains processus stratégiques. Elle s’assure ainsi de ne pas perdre ce savoir.

Déployer des assistants virtuels sur site présente également des inconvénients. Le premier est le coût. Une licence pour un bot varie entre 5 000$ et 15 000$ selon Deloitte. Si on ajoute les frais liés à la gestion de l’infrastructure, la facture peut vite grimper.

Autre désavantage des solutions on premise, leur manque de flexibilité par rapport à leurs équivalents SaaS. L’entreprise a tout intérêt à bien évaluer ses besoins en amont : toute ressource supplémentaire prend du temps à ajouter, tandis qu’un bot sous-employé pèse sur la rentabilité du projet.

RPA-as-a-Service

Les entreprises qui optent pour une solution de RPA-as-a-Service bénéficient quant à elles des avantages du cloud public. Parmi les principaux bénéfices figure la souplesse de déploiement. Le modèle SaaS permet aux entreprises d’ajuster la taille de leur équipe d’assistants virtuels, à la hausse comme à la baisse, afin de répondre à des besoins fluctuants. Dans certains processus, la volumétrie des traitements varie en cours d’année, avec des pics d’activités saisonniers. Dans d’autres cas, l'entreprise aura d’abord besoin de tester l’automatisation sur une petite échelle. Si l’essai s’avère concluant, la RPAaaS lui permettra de déployer très rapidement d’autres robots et d’y accéder facilement, partout dans le monde.

Le ticket d’entrée est plus faible avec une solution de RPA en mode SaaS : les formules en location ne demandent pas le même investissement initial que l’achat de licences. L’entreprise n’a pas non plus à se soucier de la gestion technique associée à l’infrastructure. Ces aspects sont pris en charge par le fournisseur, réduisant au passage le TCO (Total Cost of Ownership ou coût total de possession) de la RPA. Les fournisseurs de RPAaaS offrent par ailleurs des engagements contractuels en termes de disponibilité et de sécurité.

Enfin, les aspects réglementaires ne sont pas forcément un frein. En effet, il existe plusieurs solutions de cloud public conformes aux obligations européennes en matière de protection des données. L’entreprise doit juste vérifier au préalable que son fournisseur propose ce type d'hébergement.

En résumé

1 - RPA on premise

Avantages :

  • conformité réglementaire facilitée car la localisation géographique des bots est connue,
  • l’entreprise conserve une entière maîtrise sur ses règles métiers.

Inconvénients :

  • licences coûteuses,
  • manque de flexibilité,
  • déploiement plus long,
  • nécessité d’avoir des compétences en interne,
  • les tâches d’administration des robots (mises à jour, supervision) et la gestion de l’infrastructure sont à la charge de l’entreprise.

2 - RPAaaS

Avantages : 

  • ticket d’entrée plus abordable,
  • déploiement rapide,
  • capacité à étendre facilement la flotte de robots,
  • accessibilité,
  • l’administration est faite par le fournisseur,
  • garanties contractuelles sur le niveau de service.

Inconvénients : 

  • Pour les processus traitant des données sensibles, l’entreprise doit vérifier auprès de son fournisseur où sont hébergés les bots.

Quand choisir une approche plutôt que l’autre ?

Les deux modèles présentent une complémentarité en termes de cas d’usages.

La RPA sur site est plutôt mise en œuvre dans les grandes entreprises, qui disposent des ressources nécessaires pour gérer les robots en interne. Elle se prête bien aux processus à caractère sensible ou stratégique, sur lesquels les organisations souhaitent avoir la pleine maîtrise. Pour obtenir un retour sur investissement rapide, il est recommandé de choisir des processus avec un volume d’activité stable.

De son côté, la RPA-as-a-Service est plus accessible pour les entreprises de taille intermédiaire et les PME. C’est l’approche à privilégier quand l’entreprise ne sait pas évaluer précisément la volumétrie associée à un processus, ou que celle-ci varie fréquemment. La RPAaaS est aussi la meilleure façon de réduire les coûts pour tous les processus administratifs de faible importance. Enfin, elle permet de faire des Proof of Concept (PoC) rapidement, un bon moyen pour tester la valeur de l’automatisation avant d'envisager un déploiement plus large.

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