La robotisation des processus administratifs est en plein essor. Selon le Gartner, le marché de la Robotic Process Automation (RPA) devrait croître de 41% d’ici 2022, porté par une forte demande des entreprises. Celles-ci perçoivent de mieux en mieux les bénéfices qu’elles peuvent attendre d’une telle technologie. Cependant, beaucoup d’entre elles démarrent à peine leurs projets d’automatisation. Pour les accompagner dans cette démarche, voici quelques recommandations issues de notre expérience.
Démarrer avec un processus simple
Afin d’évaluer les possibilités offertes par les assistants virtuels, beaucoup d’entreprises font le choix de débuter par un PoC (Proof of Concept) ou un projet pilote. Pour que ces projets démontrent le meilleur retour sur investissement, il est essentiel de choisir le bon processus. Le candidat idéal doit être un processus simple, sur un périmètre réduit et bien défini. L’automatisation doit permettre d’adresser un cas d’usage concret, issu du quotidien des métiers. Les bénéfices doivent être facilement mesurables : qu’il s'agisse de réduire les coûts, d'accroître la productivité ou de renforcer la qualité, ces objectifs doivent être formalisés à travers des indicateurs clairs et partagés.
Établir les responsabilités
Plusieurs rôles entrent en jeu dans les projets de RPA. Le cabinet PwC distingue par exemple quatre grandes fonctions :
l’analyste métier, qui évalue les différents processus existants et sélectionne les meilleurs candidats à l’automatisation ;
le développeur, qui paramètre les robots en fonction des règles établies par les métiers ;
le superviseur, qui veille au bon fonctionnement de cette force de travail virtuelle et s’assure que les bots disposent de tous les éléments nécessaires pour accomplir leurs tâches (accès, licences, etc.) ;
le chef de projet, qui pilote et coordonne les différentes initiatives RPA au sein de l’organisation.
Lors d’un projet pilote, ces différents rôles peuvent se chevaucher. Néanmoins, avant d’entamer le déploiement des robots sur une grande échelle, l’entreprise a tout intérêt à bien délimiter ces rôles et responsabilités. De cette façon, elle peut capitaliser sur l’expérience acquise au fil des projets pour accélérer la mise en place des bots sur d’autres processus.
Privilégier une solution flexible
Au départ, il peut s’avérer difficile d’évaluer précisément le nombre de robots nécessaire pour automatiser un processus. Pour cette raison, les entreprises ont tout intérêt à choisir une solution offrant de la souplesse en termes de déploiement. Le modèle du cloud est donc particulièrement intéressant pour de tels projets. La RPA-as-a-Service répond en effet à ce besoin de flexibilité, en facilitant une mise en œuvre progressive des cas d’usage.
