Tout comme les grandes entreprises, les établissements de taille intermédiaire et les PME doivent effectuer leur transformation digitale afin de rester compétitives dans le contexte actuel. En revanche, elles ne disposent pas des mêmes ressources pour y parvenir. Dans l’édition 2018 de l’enquête Techaisle sur les priorités des PME, la réduction des coûts opérationnels arrive en tête, suivie par l’amélioration de la productivité. Plus encore que les grandes organisations, ces petites entreprises ont besoin d’outils pour augmenter leur agilité et libérer leurs collaborateurs de tâches répétitives. Pour ces raisons, l’automatisation des processus à travers la RPA (Robotic Process Automation) est une solution particulièrement adaptée aux sociétés de taille moyenne.
Un recentrage sur le cœur de métier
Pour se développer, une PME a besoin de concentrer ses efforts sur son cœur de métier, et sur toutes les actions génératrices de revenus. Les tâches administratives n’ont qu’une faible valeur ajoutée, leur contribution au chiffre d’affaires est la plupart du temps marginale. Traitement des factures, élaboration d’un rapport d’activité mensuel, enregistrement d’un nouveau client ou d’un fournisseur, suivi des livraisons… La part de ces activités dans les plannings des collaborateurs peut vite grimper, ceci sans compter les coûts associés. Automatiser ces processus permet donc de libérer un temps précieux pour les salariés de l’entreprise, qui peuvent se consacrer à des missions plus stratégiques.
Une solution de RPA permet à l’entreprise de déployer une équipe d'assistants virtuels pour seconder ses employés. Ceux-ci peuvent prendre en charge une grande variété de missions impliquant des traitements de données : saisie d’informations dans différentes bases, vérification et comparaison de documents, envoi de relances et autres mailings… De cette façon, l’entreprise dispose d’un moyen simple d’augmenter sa productivité, en automatisant des processus liés à l'approvisionnement, à la comptabilité, à la paie ou au support client.
La RPA-as-a-Service, approche privilégiée pour les PME
La robotisation des processus administratifs se caractérise par sa facilité de déploiement. Sur cet axe, les solutions de RPA-as-a-Service (RPAaaS) se distinguent tout particulièrement. En optant pour ces dernières, une PME n’a pas besoin de se préoccuper de l’infrastructure. Hébergés dans le cloud, les robots sont rapidement opérationnels. Par ailleurs, ces outils ne nécessitent pas de connaissances pointues en programmation. Pour déployer des robots logiciels, nul besoin de toucher aux applications existantes ou de déployer des API sophistiquées. Pour des entreprises qui n’ont ni le temps ni les moyens de recruter des experts techniques, cette simplicité de mise en oeuvre est un autre argument en faveur de la RPA.
La RPAaaS convient également aux PME pour des raisons économiques. Selon l’enquête Techaisle, les contraintes budgétaires sont le premier challenge rencontré par les responsables informatiques d’entreprises de taille intermédiaire. La RPA dans le cloud est une forme d’automatisation moins coûteuse que son équivalent on premise, et bien plus flexible. Pas besoin d’un investissement initial important pour déployer des assistants virtuels. Basé sur la souscription, le mode SaaS offre un ticket d’entrée plus abordable, un atout pour les PME. Grâce à ce modèle à la demande, l’entreprise peut également ajuster le nombre de robots à son volume d’activité, un critère important pour les sociétés évoluant dans des secteurs soumis à de fortes variations.
Enfin, dans une petite entreprise la probabilité est moindre de rencontrer des résistances au changement, comme cela peut se produire lors de certains projets d’automatisation menés par des grandes organisations. Les employés d’une PME ont souvent plusieurs casquettes : parmi celles-ci, les fonctions purement administratives ont rarement leur préférence. Si la mise en place de robots permet de soulager ces collaborateurs de certaines de ces tâches, considérées comme des corvées, le projet recevra un bon accueil. La RPA peut même devenir une source de motivation, en redonnant au travail des salariés toute sa valeur.
Automatiser pour gagner en agilité
Une fois automatisés, les processus s’accélèrent, parfois de manière considérable. Pour une petite société, c’est un facteur d’agilité important. En multipliant l’efficacité de ses processus, une PME peut répondre à davantage de demandes, dans de meilleurs délais. Elle est ainsi en mesure de développer son portefeuille de clients, sans risquer de se retrouver confrontée à des goulets d’étranglement faute de ressources suffisantes dans certains services.
Des processus opérationnels plus robustes
La digitalisation des processus a également un autre bénéfice, valable quel que soit la taille de l’entreprise : elle permet de fiabiliser les traitements. Les robots ne font pas d’erreurs de frappe lorsqu’ils copient des données. La qualité des informations en sortie s’accroît. Pour l’entreprise, cette amélioration se traduit en gains métier concrets : une baisse des réclamations, une meilleure visibilité sur sa trésorerie… Autant de facteurs qui renforcent la capacité d’une PME à faire face à un environnement complexe. Avec une concurrence accrue, des clients de plus en plus exigeants, de nouvelles réglementations qui voient régulièrement le jour, les petites entreprises ont besoin que leurs processus opérationnels fonctionnent de manière stable et fluide. Les technologies d’intelligence artificielle faciles d’accès, comme la RPA, sont une excellente façon d’y parvenir.
