Dans quels cas utiliser la Robotic Process Automation ?

Dans quels cas utiliser la Robotic Process Automation ?

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Les applications de la RPA, ou Robotic Process Automation, s'étendent et se diversifient au fur et à mesure que la technologie gagne en maturité. Les premiers projets portaient sur des processus à dominante technique. Très vite, cette approche d’automatisation a suscité l’intérêt des métiers. A l’heure actuelle, la plupart des cas d’usage mis en œuvre concernent les fonctions de support. Les assistants virtuels permettent à ces dernières d’atteindre des niveaux de productivité inégalés, en automatisant des tâches auparavant effectuées de manière manuelle.

Les robots sont également de plus en plus utilisés dans des processus sectoriels, dont ils améliorent l’efficacité et la fiabilité.

Les cas d’usages techniques

Partout où interviennent des suites de tâches répétitives, des robots logiciels peuvent être déployés. Les processus qui effectuent des opérations techniques sont les plus simples à automatiser, car ils font rarement appel à des règles métier.

Les processus suivants en sont quelques illustrations :

  • transfert de données entre applications,
  • nettoyage de données,
  • configuration de systèmes,
  • installation/mise à jour de logiciels,
  • application de correctifs,
  • récupération de données issues de formulaires,
  • envoi d’emails,
  • récupération de données (scraping) depuis le web ou dans des documents.

Les cas d’usages dans les fonctions administratives

De nombreuses entreprises ont mis en place la RPA pour automatiser tout ou partie de leurs processus opérationnels. Ces utilisations des robots sont aujourd’hui bien connues et documentées.

La gestion comptable et financière

Au quotidien, beaucoup de départements financiers croulent encore sous les tâches administratives, peu valorisantes pour les collaborateurs. Une grande part de ce travail peut être automatisé.

Enjeux principaux :

  • gagner en efficacité et améliorer la fiabilité des données, afin d’avoir à tout moment une bonne visibilité sur la trésorerie et les résultats,
  • limiter les retards de paiement,
  • assurer la conformité des processus comptables.

Exemples de cas d’usage :

  • les reportings, notamment tous les rapports périodiques comme les clôtures de comptes,
  • les rapprochements bancaires,
  • la gestion des factures,
  • la gestion des déclarations obligatoires comme la TVA.

Les processus d’approvisionnement

La supply-chain est aujourd’hui mondialisée. Dans ce contexte, la réactivité est primordiale : en cas de problème, c’est la capacité de l’entreprise à fournir ses clients dans les temps qui est en jeu. En automatisant certaines étapes clefs à l’aide de robots, les entreprises peuvent sécuriser et accélérer leurs processus d’approvisionnement.

Enjeux principaux :

  • réduire les délais de production,
  • réduire les délais de mise sur le marché,
  • renforcer la traçabilité.

Exemples de cas d’usages :

  • enregistrement d’un nouveau fournisseur,
  • traitement des commandes,
  • mise à jour des stocks,
  • suivi de la livraison.

La gestion des ressources humaines

Les DRH ont aussi leur lot de tâches répétitives. Dès que le nombre de salariés dépasse un certain seuil, la gestion administrative peut rapidement devenir chronophage.

Enjeux principaux :

  • faciliter la prise de poste,
  • répondre aux attentes des collaborateurs.

Exemples de cas d’usages :

  • accueil et départ des salariés (enregistrement/archivage des données, commande de badges d’accès, demandes de matériel auprès de la DSI, etc.),
  • gestion de la paie (récupération des données, envoi des bulletins de salaire, etc.),
  • traitement des congés et des absences,
  • traitement des notes de frais,
  • gestion des formations (réservation, planification…)

Les fonctions en lien avec la relation client

Plusieurs métiers jouent un rôle important dans la relation client. Les services de support, les départements commerciaux, le marketing doivent travailler de concert pour satisfaire des clients de plus en plus exigeants. Tous ces acteurs ont besoin de partager les mêmes données et de pouvoir y accéder à tout moment.

Enjeux principaux :

  • améliorer la satisfaction du client, en répondant plus vite et mieux à ses demandes,
  • fournir une expérience client unifiée.

Exemples de cas d’usages :

  • mise à jour des données dans les applications de CRM,
  • gestion des appels au service client (identification de l’appelant, récupération de son dossier pour avoir l’historique des échanges, etc.),
  • gestion des réclamations ou des demandes de remboursements.

Les cas d’usage sectoriels

De nombreux processus spécifiques à un secteur donné peuvent être automatisés grâce à l’intelligence artificielle. Dans l’industrie financière, les assurances, le secteur médical ou la grande distribution, des entreprises commencent à déployer des flottes de robots pour les aider dans leurs missions.

L’activité des banques repose sur le traitement d’information. Les entreprises du secteur financier regorgent de cas d’usages adaptés à la RPA :

  • vérifications anti-fraude,
  • vérifications préalables à un prêt (antécédents de l’emprunteur, capacité de remboursement, etc.),
  • traitements des ordres d’achat/vente,
  • gestion et suivi des autorisations de crédits.

D’autres secteurs sont en train de leur emboîter le pas :

  • Dans les assurances, des robots sont mis en place pour accélérer la gestion des dossiers de sinistres ou le traitement des demandes d’adhésion.
  • Dans l'industrie pharmaceutique, toute nouvelle molécule doit faire l’objet d’une demande d’autorisation avant de pouvoir être mise sur le marché. Cette obligation réglementaire prend beaucoup de temps. Des bots bien placés peuvent aider à réduire ce délai.
  • Les établissements de santé peuvent automatiser le traitement des dossiers patients (enregistrement, suivi, facturation des actes).
  • La grande distribution peut utiliser des assistants virtuels pour effectuer le rapprochement des références catalogue avec les catégories de produits, un prérequis pour pouvoir analyser les ventes.

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