Robotic Process automation et ressources humaines
La première mission des ressources humaines, celle qui apporte le plus de valeur, est l’accompagnement de l’entreprise et de ses salariés. Pourtant, bien souvent les responsables RH ne peuvent pas accorder à ces enjeux humains et stratégiques toute l’attention qu’ils souhaiteraient. La raison en est simple : ces cadres croulent fréquemment sous les tâches administratives, qui leur prennent l’essentiel de leur temps. En leur permettant d’automatiser plusieurs processus, la technologie de Robotic Process Automation (RPA) représente une véritable bouffée d’oxygène pour ces professionnels.
Comme d’autres fonctions de support, les départements RH ont beaucoup de processus à forte dimension administrative. A commencer par le plus classique : la paie. Chaque mois, la collecte des variables, l’établissement des bulletins de salaire, leur envoi aux salariés ou le déclenchement des virements représentent une charge de travail importante.
A ce processus récurrent s’ajoutent toutes les autres missions des RH : recrutement, accueil des nouveaux embauchés, organisation des formations, suivi des obligations légales… Les tâches de gestion tiennent une grande place dans beaucoup de ces activités. Avec des équipes RH souvent peu nombreuses, même dans les grandes entreprises, le temps consacré à l’administratif a rapidement tendance à empiéter sur les autres missions.
Encore beaucoup de traitements manuels qui pourait être donnés à la Robotic Process automation
Ceci est d’autant plus vrai dans les PME, qui ne disposent pas forcément d’un système d’information RH intégré (SIRH). Plus les applications RH sont disséminées, plus les processus associés nécessitent des traitements manuels : recopier des données d’un outil à l’autre, lancer des procédures, contrôler des justificatifs, envoyer des mails...
Dans ce type d’environnement, une technologie comme la RPA prend tout son sens. Les solutions utilisent des robots logiciels pour effectuer des successions de tâches récurrentes. Tout comme un utilisateur humain, les bots se connectent aux différentes applications. Nul besoin de programmation sophistiquée : ces derniers enregistrent puis reproduisent pas à pas les interactions d’un utilisateur, directement depuis l’interface.
Les processus RH, de bons candidats à l'automatisation RPA
Pour les RH, qui ont de nombreux processus répétitifs, ces assistants virtuels peuvent apporter un soutien précieux. Voici quelques exemples des processus sur lesquels ils peuvent intervenir :
La paie
Les différentes tâches énumérées plus haut prennent un temps considérable si elles sont effectuées de façon manuelle. Les RH doivent en plus gérer chaque mois des situations spécifiques, avec le versement de primes, d’acomptes, les contrats courts… En déléguant les tâches courantes à des assistants digitaux, les gestionnaires de paie disposent de plus de temps pour s’occuper de ces cas particuliers.
L’accueil des nouveaux embauchés
Chaque fois qu’une société recrute un nouveau collaborateur, les RH prennent en charge son accueil dans l’entreprise. Ce processus, dénommé OnBoarding est essentiel pour permettre à la personne recrutée d’être rapidement opérationnelle. Il est constitué d’une succession de petites tâches : demande de matériel auprès de la DSI, ajout dans les registres légaux, création des comptes et des profils utilisateurs, réservation de badges, souscription des contrats de mutuelle et de prévoyance, etc. Ces différentes étapes se répètent à chaque nouvelle embauche. En raison de son caractère répétitif et bien délimité, le processus d’OnBoarding se prête bien à l’automatisation. Une solution de RPA permet d’orchestrer et d’effectuer les différentes tâches de manière efficace. Dans les entreprises qui recrutent de manière intensive, les robots peuvent faire gagner un temps précieux aux RH.
Le suivi des départs
De manière similaire, la gestion des départs peut être confiée aux assistants virtuels. Automatiser permet d’éviter la situation où un collaborateur quitte l’entreprise tout en conservant des accès aux applications et aux données, avec les risques que cela comporte en termes de sécurité. Grâce à la RPA, ces étapes indispensables peuvent être faites en temps et en heure, sans oubli.
Le recrutement
Publier les offres d’emploi sur plusieurs sites, collecter et enregistrer les CV sont des tâches souvent chronophages, mais à faible valeur ajoutée. En les confiant à des robots, les RH libèrent du temps pour les étapes plus importantes du processus de recrutement, comme la sélection des candidats et les entretiens. Les technologies d’intelligence artificielle intégrées aux solutions de RPA peuvent également faciliter l’analyse et le tri des CV, en repérant des mots-clefs.
Les obligations légales
La mise à jour des bases légales, comme le registre du personnel ou la base de données unique, obéissent à des règles strictes. Des évolutions récentes, comme l’entrée en application du prélèvement à la source ou le RGPD (Règlement Général pour la Protection des Données), viennent encore compliquer la donne, avec de nouvelles contraintes pour les employeurs. L’automatisation sécurise ces processus, en formalisant les différentes étapes et les tâches à effectuer.
Les processus purement administratifs
Les robots peuvent prendre en charge la plupart des tâches de gestion qui émaillent le quotidien des services RH : traitement des notes de frais, suivi des congés et des absences, édition des contrats d’embauche… Ils peuvent également actualiser les bases de données en cas d’événements concernant les salariés, comme un changement de poste, un déménagement ou un arrêt de travail.
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