Les bénéfices de la RPA pour les Ressources humaines
Dans un sondage BVA, réalisé en 2018 auprès de 600 DRH, 36 % des participants estiment que leur Direction générale attend d’eux plus d'efficacité et de performance dans leurs processus. Pour parvenir à ces objectifs, la dématérialisation des processus ne suffit plus. Les DRH doivent aller plus loin, en s'appuyant notamment sur des technologies d’intelligence artificielle comme la RPA, ou Robotic Process Automation.
Selon une étude KPMG publiée en 2017, 73% des dirigeants français prévoient une adoption massive du travail virtuel (Digital Labor) sur les processus RH d’ici 2022. Les départements des Ressources Humaines (RH) ont en effet de nombreuses raisons de s’intéresser à ces approches. Avec les solutions de RPA, ils disposent d’une flotte d’assistants virtuels, à laquelle ils peuvent déléguer bon nombre de processus administratifs. Les bots savent prendre en charge la plupart des tâches récurrentes qui s’effectuent sur des systèmes informatiques. Paie, OnBoarding, recrutement, formation ou gestion RH, tous ces processus comportent à un moment ou à un autre des étapes automatisables grâce à la RPA. Leur automatisation se traduit par des bénéfices concrets, dont profitent à la fois les responsables RH, les salariés et les entreprises elles-mêmes.
Gains pour les RH : un recentrage sur leurs missions de service
Le premier bénéfice de la RPA est le gain de temps. Celui-ci résulte directement de l’automatisation de procédures auparavant effectuées de façon manuelle. Disponibles 24h sur 24 et 7 jours sur 7, les bots sont capables d’exécuter beaucoup de tâches de manière fiable et rapide. Ils peuvent reproduire la plupart des interactions d’un utilisateur avec les environnements applicatifs, depuis la collecte de données jusqu’à l’enregistrement de celles-ci dans différentes bases, en passant par l’exécution de traitements successifs (vérifications, validation, envoi de mails, génération de documents…) La RPA permet ainsi de libérer les collaborateurs des DRH de toutes ces étapes chronophages.
Ce temps de nouveau disponible est une ressource précieuse pour les responsables RH. Ils peuvent en effet se consacrer davantage à ce qui devient leur cœur de métier : soutenir la stratégie de l’entreprise, notamment à travers l’accompagnement des salariés. L’administratif, qui auparavant représentait l’essentiel du travail des RH, cède la place à des processus à forte valeur ajoutée : Gestion Prévisionnelle des Compétences (GPEC), gestion des talents ou encore définition des plans de formation et de succession. Ces activités, davantage centrées sur l’humain, sont peu ou pas automatisables. Par ailleurs, elles sont plus gratifiantes pour les équipes RH, car elles font appel à tout un panel de compétences, à la fois relationnelles et analytiques.
Gains pour les salariés : autonomie et processus RH plus rapides
L'automatisation des procédures RH administratives facilite aussi le quotidien des salariés. Grâce à la RPA, ces processus, généralement sensibles, gagnent en fiabilité : en effet, contrairement aux humains, les robots ne font pas d’erreurs. Les données RH ont moins de risques d’être recopiées de façon erronée sur un document, ou de se retrouver divulguées à la suite d'une fausse manipulation. Un atout alors que le Règlement Européen de Protection des données (RGPD) est récemment entré en vigueur.
Les bots sont également plus disponibles que des collaborateurs humains, qui peuvent être malades ou prendre des congés. Même en période de vacances, quand les effectifs RH sont réduits, l’automatisation permet un traitement très rapide des requêtes. Qu’il s’agisse d’éditer des bulletins de salaire, d’enregistrer congés et absences, de réserver des badges ou du matériel pour un nouvel embauché, toutes ces procédures peuvent bénéficier de l’automatisation. Les salariés voient ainsi leurs demandes prises en charge en temps et en heure, ce qui contribue à leur satisfaction.
Une fois automatisées, certaines démarches peuvent par ailleurs être déléguées à l’employé : par exemple, ces derniers peuvent effectuer eux-même leur changement d’adresse à travers un portail, les bots se chargeant ensuite de mettre à jour les différentes applications concernées. Les collaborateurs sont ainsi plus autonomes et ne dépendent plus des RH pour le moindre petit changement.
Bénéfices pour l’entreprise : conformité et sécurité accrues
De nombreux processus RH font l’objet de réglementations précises, établies dans le Code du Travail. Registre unique du personnel, registre du CHSCT, registre des délégués du personnel ou encore règlement intérieur, tous ces documents entrent dans un cadre bien délimité par la loi. Sur ces aspects juridiques, les bots peuvent être des alliés précieux des employeurs. Par exemple, chaque fois qu’un employé arrive ou quitte la société, la RPA peut être utilisée pour automatiser la mise à jour des documents légaux : l’entreprise est ainsi assurée d’avoir à tout moment des documents conformes.
La mise en place de la RPA sur le processus de départ d’un salarié apporte un autre bonus, qui plaira notamment aux responsables informatiques et aux DSI : une meilleure sécurité. En automatisant la mise à jour des annuaires LDAP ou des solutions de gestion du parc, l’entreprise peut immédiatement résilier les mots de passe et accès de l’ex-collaborateur. Elle évite aussi de payer des frais de licences pour un employé qui est parti. Les assistants virtuels assurent alors un rôle de prévention contre les risques informatiques, avec des économies à la clef !
