Robotic process automation

Comprendre la Robotic Process Automation

La Robotic Process Automation, ou RPA, est une forme d’automatisation des tâches destinée aux métiers à forte dimension administrative. Elle consiste à confier à des assistants virtuels des tâches répétitives, auparavant réalisées de manière manuelle. Les bots sont capables de se connecter aux applications, de saisir et de recopier des données, d’effectuer des contrôles simples ou encore de traiter des emails. Ils permettent ainsi d’accélérer bon nombre de processus numériques, parfois de manière considérable.

La plupart des fonctions de support s'appuient aujourd’hui sur des processus digitaux, dans les grandes entreprises comme dans les PME. Parmi les bénéficiaires potentiels de la Robotic Process Automation, les directions financières, les experts comptables, les directions des ressources humaines ou encore les directions informatiques sont au premier plan.

Le Marcher de la Robotic Process Automation ( RPA )

Si le terme de RPA est récent, le marché est en réalité assez mature. L’approche s’appuie en effet sur certaines techniques existant depuis longtemps, et notamment :

1. la capture de données depuis les écrans (screen scraping); 2. les macros ou mini-programmes ;
3. l’OCR (Optical Character Recognition) ou reconnaissance optique de caractères.

La nouveauté des solutions de Robotic Process Automation est la combinaison de ces techniques avec des concepts issus de l’intelligence artificielle, comme les bots autonomes.

Un récent rapport de Grand View Research évalue le marché des solutions de RPA à 3,11 milliards de dollars US en 2025. Selon les analystes, il s’agit d’une évolution majeure, qui va modifier en profondeur tous les métiers de support. En introduction d’un rapport consacré à ces robots d’un nouveau genre, les consultants d’EY écrivent par exemple :

“Toute technologie qui peut réduire le coût des opérations manuelles de 25% à 40% voire plus, sans modifier les systèmes existants, tout en améliorant la qualité de service et en produisant un retour sur investissement en moins d’un an peut être véritablement qualifiée de levier de transformation et de rupture.”

Quels sont les nombreux gains pour les fonctions de support ?

En plus de ces économies, aisées à mesurer, la mise en place d’assistants virtuels offre d’autres bénéfices aux métiers :

Augmentation de la productivité

En réduisant les délais de traitement, les robots augmentent la productivité. Ainsi, dans une banque, le traitement manuel d’un ordre de transaction échoué nécessitait entre 5 et 10 minutes. Une fois le processus automatisé, ce délai est passé à 0,25 secondes.

Hausse de la disponibilité

Les bots fonctionnent 24h/24, 7 jours sur 7, 365 jours par an. Pour des processus comme la supply chain, soumis à de fortes exigences en matière de disponibilité, la robotisation peut donc faire gagner un temps précieux.

Des données de meilleure qualité

Interrogés sur les assistants virtuels, 62% des répondants d’une enquête Forrester citent la réduction du taux d’erreurs comme premier bénéfice. L’entreprise dispose ainsi de données plus fiables pour ses analyses et ses reportings, et sa visibilité s’en trouve améliorée.

Cette fiabilité est aussi importante pour les processus à caractère réglementaire, qui doivent garantir la conformité des données et des traitements.

Satisfaction des collaborateurs en hausse

Qui n’a jamais souhaité être débarrassé de tâches administratives peu gratifiantes pour pouvoir se consacrer à des projets motivants ? En libérant les employés de cette charge de travail sans réelle valeur ajoutée, les robots leur permettent de se concentrer sur des tâches plus valorisantes. La RPA est un facteur d’épanouissement professionnel, qui peut aider les directions des ressources humaines à réduire le turn-over.

Un recentrage sur le coeur de métier grace à la Robotic Process Automation

Pour se développer, une PME a besoin de concentrer ses efforts sur son cœur de métier, et sur toutes les actions génératrices de revenus. Les tâches administratives n’ont qu’une faible valeur ajoutée, leur contribution au chiffre d’affaires est la plupart du temps marginale. Traitement des factures, élaboration d’un rapport d’activité mensuel, enregistrement d’un nouveau client ou d’un fournisseur, suivi des livraisons... La part de ces activités dans les plannings des collaborateurs peut vite grimper, ceci sans compter les coûts associés. Automatiser ces processus permet donc de libérer un temps précieux pour les salariés de l’entreprise, qui peuvent se consacrer à des missions plus stratégiques.

Une solution de RPA permet à l’entreprise de déployer une équipe d'assistants virtuels pour seconder ses employés. Ceux- ci peuvent prendre en charge une grande variété de missions impliquant des traitements de données : saisie d’informations dans différentes bases, vérification et comparaison de documents, envoi de relances et autres mailings... De cette façon, l’entreprise dispose d’un moyen simple d’augmenter sa productivité, en automatisant des processus liés à l'approvisionnement, à la comptabilité, à la paie ou au support client.

La RPA-as-a-Service, approche privilégiée pour les PME

La robotisation des processus administratifs se caractérise par sa facilité de déploiement. Sur cet axe, les solutions de RPA-as- a-Service (RPAaaS) se distinguent tout particulièrement. En optant pour ces dernières, une PME n’a pas besoin de se Hébergés dans le cloud, les robots sont rapidement opérationnels. Par ailleurs, ces outils ne nécessitent pas de connaissances pointues en programmation. Pour déployer des robots logiciels, nul besoin de toucher aux applications existantes ou de déployer des API sophistiquées. Pour des entreprises qui n’ont ni le temps ni les moyens de recruter des experts techniques, cette simplicité de mise en oeuvre est un autre argument en faveur de la RPA

Des processus opérationnels plus robustes

La digitalisation des processus a également un autre bénéfice, valable quel que soit la taille de l’entreprise : elle permet de fiabiliser les traitements. Les robots ne font pas d’erreurs de frappe lorsqu’ils copient des données.

nformations en sortie s’accroît. Pour l’entreprise, cette amélioration se traduit en gains métier concrets : une baisse des réclamations, une meilleure visibilité sur sa trésorerie... Autant de facteurs qui renforcent la capacité d’une PME à faire face à un environnement complexe. Avec une concurrence accrue, des clients de plus en plus exigeants, de nouvelles réglementations qui voient régulièrement le jour, les petites entreprises ont besoin que leurs processus opérationnels fonctionnent de manière stable et fluide. Les technologies d’intelligence artificielle faciles d’accès, comme la RPA, sont une excellente façon d’y parvenir.

 

Tout collaborateur prononce plusieurs fois par jour la phrase "Je n'ai pas eu le temps...".

En entreprise, beaucoup de personnes sont débordées, ce qui impacte directement sur l'engagement et la qualité

Pour gagner du temps, nous vous aidons à supprimer toutes les petites actions quotidiennes qui font perdre du temps et n'ont pas de valeurs ajoutées.

Comment ?

En utilisant la RPA (Robotic Process Automation) pour proposer une méthode et des outils qui permettront aux collaborateurs d'optimiser le fonctionnement de la société.

Technologie

 

 

Plusieurs solutions de RPA existent sur le marché. Nous avons choisi de nous spécialiser sur la solution UiPATH, Blue Prisme, Automation Anywhere ces solutions sont développées par des sociétés très dynamiques et qui offre un support réactif et fiable pour ses utilisateurs.

 

Concrètement, comment utilisons-nous la RPA ?

Les collaborateurs sont placés au centre de la transformation digitale et de l'optimisation de l'entreprise. Accompagnés par un "on Digital Worker", les collaborateurs sont les mieux placés pour savoir ce qui peut être optimisé et ce qui les ennuie dans leur travail quotidien.

1. Le collaborateur trouve une idée de tâche à automatiser

2. Le collaborateur remplit un formulaire de demande d'automatisation

3. L'expert et le manager valident l'automatisation et le budget

4. La RPA factory automatise la tâche

 

Exemple de tâche automatisée :

 

reception 1. Une facture fournisseur est reçue par email. Digital Worker extrait et sauvegarde la facture.

 

détection  2. Digital Worker détecte automatiquement les différentes informations de la facture (émetteur, montant, TVA...) et rentre ces informations dans le tableur.

 

préparation paiement  3. Digital Worker prépare le paiement et connaît déjà les informations du compte bancaire vers lequel il doit être effectué. Une confirmation finale est toujours demandée afin d'effectuer un paiement.

 

email de confirmation  4. Un email de confirmation est envoyé afin de confirmer que la tâche a bien été effectuée.

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